Door Carlijn Tempelaars

sep 14 2015

Adviseren, Ondernemen

DEEL DIT VIA:

Van de zomer ben ik gevraagd om een presentatie te komen geven tijdens een summerschool die in het teken stond van Het Nieuwe Werken. Hoe werk ik digitaal (samen)? Aangekondigd als ‘digital native’ heb ik een aantal tools gedemonstreerd die ik in mijn dagelijkse werk gebruik.

Digitaal werken

Mijn werkplek is daar waar ik ben, en waar bij voorkeur ook mijn laptop is. Ik werk in veel verschillende teams en met verschillende mensen. Ondanks dat ik het offline meeten erg belangrijk vind, werk ik ook veel op afstand. Omdat het kan.

Er zijn zoveel tools beschikbaar die het digitaal samenwerken vergemakkelijken. Echter is de keuze om een bepaalde tool te gebruiken wel een lastige. Er zijn er namelijk heel erg veel. Ik heb de tools voor het gemak ingedeeld in drie categorieën:

1. Verzamelen
2. Samenwerken
3. Delen

Verzamelen

De hoeveelheid informatie die er per dag op je afkomt is enorm. Maar welke informatie daarvan is nou echt relevant voor jou? En wanneer lees je alles? Tussendoor? Meteen zodra je het voorbij ziet komen? Of verzamel je de informatie zodat je het in een keer op een later moment kunt lezen?

Ik probeer de informatie die ik voorbij zie komen zo goed mogelijk te verzamelen. Op die manier kan ik ook beter bepalen of de kwaliteit van de informatie hoog genoeg is en of het eventueel relevant is voor mijn netwerk.

Hiervoor gebruik ik Pocket. Met pocket kun je ieder artikel dat je tegenkomt, of het nou op Twitter is, op Facebook of binnen een nieuws app, toevoegen aan je pocket en deze op een later moment lezen. Met pocket kun je zowel artikelen als foto’s en video’s verzamelen, labelen en ook direct delen met ieder sociaal medium dat je kunt verzinnen. Wat ik ook fijn vind aan Pocket is dat je de app op meerdere apparaten kan gebruiken en dat deze ook continue synchroniseert. Heb je op je telefoon de helft van een artikel gelezen en open je Pocket een dag later op je laptop? Dan opent de app het artikel precies op de hoogte waar jij de vorige dag bent gebleven.

Samenwerken

Het nieuwe werken mag dan qua term misschien weer ‘uit’ zijn, toch zijn nog veel bedrijven aan het worstelen met hun werkplekken. Kantoortuinen, concentratieplekken, creatieve brainstormruimtes, noem maar op. Deze aanpassingen worden gemaakt omdat mensen steeds flexibeler en mobieler worden.

Wanneer je op zoekt bent naar een tool waarmee je digitaal wilt samenwerken, zal je gezamenlijk moeten zoeken. Want een tool die voor de ene persoon een uitkomst is, daar kan een ander niet mee overweg. Kijk daarom goed naar de werkzaamheden die je als team uitvoert en ga vervolgens vooral uitproberen.

Zelf werk ik veel met Asana, een project management tool. In feite is het een gezamenlijke to do lijst. Je kunt taken toewijzen aan personen, je kunt ze afvinken als ze klaar zijn, je kunt subprojecten aanmaken, werken met kleuren, mensen taggen, korte discussies voeren, etc. Wat voor mij belangrijk is, is dat het er visueel aantrekkelijk uit ziet. Daarmee wordt het leuk om taken af te werken en af te vinken!

Delen

De kennis die je hebt opgedaan, zoals artikelen die je voorbij ziet komen of een tool die voor jou hartstikke goed werkt, kun je ook weer delen met jouw netwerk.

Extern kennis delen wordt veel via LinkedIn of Twitter gedaan. Voor het delen van kennis intern, worden ook steeds meer tools tot onze beschikking gesteld. Zo werken een heel aantal bedrijven met Yammer of Speakap, dat in feite een soort besloten Facebookgroepen zijn. Ook zie je dat teams ervoor kiezen om een gezamenlijke whatsapp groep te gebruiken. Maar of dat altijd over werkgerelateerde zaken gaat…

Met Strategiemakers gebruiken we sinds een aantal maanden Slack. In feite is dat een grote whatsapp groep, die je kunt onderverdelen in allemaal kleinere groepen. Je hebt openbare groepen (voor álle Strategiemakers), en besloten groepen voor bijvoorbeeld kleinere teams. Slack is op alle devices beschikbaar en heeft ook een goede integratie met andere apps als Dropbox, Box en bijvoorbeeld Google Drive.

Take Aways

En hoe kies je nu de juiste tool? Een paar take aways om te onthouden als je op zoek gaat:

1. Kies de tools die het beste passen bij jouw manier van werken.
2. Gun jezelf ook de tijd om aan een tool te wennen, want een tool moet in je systeem terecht komen om er effectief gebruik van te kunnen maken.
3. Tools kunnen ook met elkaar gecombineerd worden, zoals in het geval van Slack.
4. Maak ook gebruik van LinkedIn groepen, hashtags op Twitter en Slideshare presentaties om of in één keer naar een grote groep informatie te zenden, of om eenvoudig informatie op te halen.
5. Probeer het eerst uit, ook gezamenlijk als team

En tenslotte; blijf ook offline met elkaar samenwerken en communiceren!!!